Tự Động Hóa Quy Trình Tổ Chức Sự Kiện - Swinburne Việt Nam Tăng Gấp Đôi Tỷ Lệ Tham Gia

Tự động hóa quy trình đã được ứng dụng thành công vào việc tổ chức sự kiện sau khi Ban tổ chức Swinburne Việt Nam - Chương trình hợp tác đào tạo quốc tế giữa Đại học Công nghệ FPT và Đại học Swinburne (Úc) hợp tác với LadiPage.

• Sản phẩm/ Dịch vụ sử dụng: Landing page, Quản lý đơn hàng, Quản lý dữ liệu khách hàng, Automation, Dịch vụ triển khai

• Ngành hàng: Giáo dục - Đào tạo

1. Kết quả

• Tăng trải nghiệm người dùng khi đăng ký tham gia sự kiện dễ dàng, thao tác thuận tiện trên mọi thiết bị với 100% Quy trình xác nhận - nhắc nhở - check-in được tự động hóa

• Tăng tỷ lệ người tham gia thực tế nhờ hệ thống nhắc nhở tự động và check-in tiện lợi

• Quản lý dữ liệu tập trung và hiệu quả khi tự động phân loại người dùng theo hành vi (đăng ký, đã check-in, chưa check-in,…). Từ đó, dễ dàng chạy các chiến dịch sau sự kiện như gửi khảo sát, tri ân, hoặc upsell

• Tiết kiệm đáng kể thời gian và nguồn lực so với quy trình xử lý thủ công. Đội ngũ tổ chức chỉ cần tập trung vào nội dung và trải nghiệm thay vì vận hành kỹ thuật

2. Giới thiệu về Swinburne Việt Nam

Swinburne Việt Nam - Trung tâm liên kết Swinburne là chương trình hợp tác đào tạo quốc tế giữa Đại học Công nghệ FPT và Đại học Swinburne (Úc), mang đến chương trình học tập chuẩn quốc tế ngay tại Việt Nam. Với định hướng phát triển hiện đại, Swinburne Việt Nam liên tục tổ chức các sự kiện giáo dục, định hướng nghề nghiệp, hội thảo chuyên đề nhằm kết nối sinh viên với cơ hội phát triển toàn cầu.

Do thường xuyên tổ chức các sự kiện trong năm, Swinburne Việt Nam mong muốn tìm kiếm giải pháp có thể tự động hóa quy trình tổ chức sự kiện nhằm nâng cao trải nghiệm người dùng, đồng thời giảm thiểu khối lượng công việc thủ công cho ban tổ chức.

3. Những khó khăn khi Swinburne Việt Nam ứng dụng tự động hóa quy trình tổ chức sự kiện

Trước khi áp dụng giải pháp mới, đội ngũ Swinburne Việt Nam phải đối mặt với nhiều vấn đề trong khâu tổ chức sự kiện, cụ thể:

• Quy trình đăng ký sự kiện thủ công gây mất thời gian và dễ sai sót dữ liệu

• Thiếu hệ thống nhắc nhở chuyên nghiệp, dẫn đến tỷ lệ đăng ký nhưng không tham gia khá cao

• Khó kiểm soát số lượng và tình trạng người tham gia, đặc biệt là khâu check-in tại sự kiện

• Phân loại dữ liệu sau sự kiện thủ công, gây khó khăn trong các chiến dịch khảo sát, tri ân hoặc upsell

4. Mục tiêu Swinburne Việt Nam muốn đạt được

Nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức sự kiện và tăng trải nghiệm người tham gia, đội ngũ đặt ra các mục tiêu rõ ràng như sau:

• Tối ưu toàn bộ hành trình đăng ký - tham gia - chăm sóc người tham gia

• Tự động hóa quy trình xác nhận - nhắc nhở - check-in sự kiện

• Quản lý dữ liệu tập trung, thông minh, dễ dàng phục vụ các chiến dịch sau sự kiện

• Giảm tối đa gánh nặng công việc thủ công cho đội ngũ vận hành

5. Hướng tiếp cận và Giải pháp từ LadiPage

LadiPage đã tư vấn và hỗ trợ Swinburne Việt Nam thiết kế một hệ thống tự động hóa quy trình tổ chức sự kiện toàn diện theo 4 bước:

• Bước 1: Đăng ký & đặt vé

- Sử dụng LadiPage để thiết kế Landing page sự kiện, cho phép người dùng đăng ký và đặt vé miễn phí trực tuyến

- Khi người dùng điền form đăng ký, dữ liệu được lưu trữ trực tiếp dưới dạng đơn hàng với tính năng Quản lý đơn hàng trên nền tảng LadiPage

• Bước 2: Gửi xác nhận & QR check-in

- Đồng bộ dữ liệu người đăng ký với tính năng Quản lý dữ liệu khách hàng trên nền tảng LadiPage

- Tự động kích hoạt kịch bản gửi thông báo xác nhận tham gia thành công, kèm mã QR check-in qua Email và Zalo ZNS với Ứng dụng Automation trên nền tảng LadiPage

• Bước 3: Tự động nhắc nhở

Hệ thống gửi nhắc nhở tự động tại các mốc thời gian: 3 ngày, 2 ngày, 1 ngày, 2 giờ trước sự kiện.

• Bước 4: Check-in tại sự kiện

- Khách tham gia cần sử dụng mã QR được gửi trước đó để check-in tại sự kiện.

- Nhân viên tổ chức sử dụng camera quét QR, hệ thống sẽ:

+ Ghi nhận trạng thái “đã check-in” trên ứng dụng Ecommerce Stores

+ Tự động đồng bộ về Ứng dụng Automation để cập nhật trạng thái khách hàng và phân loại theo hành vi

6. Kết quả Swinburne Việt Nam đạt được sau hợp tác

• Tăng trải nghiệm người dùng:

- Đăng ký tham gia sự kiện dễ dàng, thao tác thuận tiện trên mọi thiết bị

- Tự động hóa quy trình xác nhận - nhắc nhở - check-in sự kiện

• Tăng tỷ lệ người tham gia thực tế nhờ hệ thống nhắc nhở tự động và check-in tiện lợi

• Quản lý dữ liệu tập trung và hiệu quả:

- Tự động phân loại người dùng theo hành vi (đăng ký, đã check-in, chưa check-in,…)

- Dễ dàng chạy các chiến dịch sau sự kiện như gửi khảo sát, tri ân, hoặc upsell

• Tiết kiệm đáng kể thời gian và nguồn lực:

- Cắt giảm hoàn toàn quy trình xử lý thủ công

- Đội ngũ tổ chức chỉ cần tập trung vào nội dung và trải nghiệm thay vì vận hành kỹ thuật

7. Các giải pháp Swinburne Việt Nam sử dụng từ LadiPage

• Landing page: Thiết kế Landing page đăng ký sự kiện chuẩn UX, tối ưu đăng ký và chuyển đổi

• Quản lý đơn hàng: Quản lý đơn đăng ký, ghi nhận và cập nhật trạng thái người tham gia

• Quản lý dữ liệu khách hàng: Lưu trữ và đồng bộ dữ liệu khách hàng điền form tham gia sự kiện

• Automation: Tự động gửi thông tin xác nhận, nhắc nhở, phân loại hành vi người dùng

• Dịch vụ triển khai: Đội ngũ chuyên gia tư vấn & đồng hành thiết lập toàn bộ quy trình

8. Tạm kết

Với nhu cầu tổ chức sự kiện theo hướng chuyên nghiệp hóa, giải pháp tự động hóa quy trình tổ chức sự kiện của LadiPage đã giúp Swinburne Việt Nam không chỉ nâng cao trải nghiệm người tham gia, mà còn tối ưu vận hành cho ban tổ chức. Đây là minh chứng rõ ràng cho việc chuyển đổi số có thể mở ra hiệu quả thực tế ngay lập tức - chỉ cần đi đúng hướng, chọn đúng công cụ và đồng hành cùng đúng đối tác.

Còn bạn, bạn đang tổ chức sự kiện và muốn tối ưu quy trình như Swinburne Việt Nam? Liên hệ với đội ngũ LadiPage để được tư vấn miễn phí quy trình tự động hóa phù hợp cho doanh nghiệp của bạn!